In 5 stappen naar inzichtelijke bedrijfsprocessen

Bedrijfsadviseur Max Beenen brengt processen van bedrijven in kaart. In de maanden dat hij werkzaam is bij HKB heeft hij al verschillende bedrijven procesmatig geanalyseerd en geadviseerd. Wat valt hem op? Hoe maak je processen inzichtelijk? Hoe kun je de kwaliteit van je organisatie verbeteren? Max deelt graag zijn inzichten.

1.  “Wat me vaak opvalt is dat bedrijven processen niet in kaart hebben gebracht en te weinig gestructureerd werken. Dat is zonde, want daardoor laat jouw bedrijf veel geld liggen en bedien je je klanten niet optimaal. Waarom? Je hebt geen overzicht van de interne werking van je organisatie en je kunt je processen niet goed in lijn brengen met je bedrijfsdoelstellingen. Maak je je processen wel goed inzichtelijk en verbeter je ze, dan zul je uiteindelijk efficiënter en klantgerichter te werk kunnen gaan.”    

2. “Hoe je processen inzichtelijk maakt? Dat werkt als volgt: je begint bij het beschrijven van het hoofdproces in je organisatie. Dat geeft inzicht en biedt je de mogelijkheid je organisatie procesmatig te optimaliseren. Van daar uit werk je deel processen uit. Je kunt dan gericht op zoek gaan naar verspilling die de efficiëntie belemmeren. Een groot voordeel van goed beschrijven is dat je de processen ook inzichtelijk maakt voor de mensen in je bedrijf. Je kunt dan duidelijk de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van medewerkers benoemen bij iedere processtap. Zo bepaal je bijvoorbeeld: wie gaan het proces uitvoeren? Met welke doorlooptijden, hoe vaak, en welke middelen? Aan welke kwaliteitseisen moet het proces voldoen? Welke informatie moet tijdig en op welke manier gecommuniceerd worden en naar wie?”

De kwaliteit van je organisatie verbeteren

3. “Dit kun je als ondernemer doen door te kijken naar risico’s en mogelijke gevolgen in processen. Zo zie ik bijvoorbeeld vaak dat risico’s groot zijn bij overdrachtsmomenten tussen afdelingen.”

4. “Nu hebben we het over kwaliteit… maar kwaliteit voor wie eigenlijk? Voor de klanten natuurlijk! Uiteindelijk willen we allemaal klantgericht zijn en haar zo goed mogelijk bedienen. De reden is simpel: omdat je op die manier een voordeel krijgt ten opzichte van de concurrentie en in staat bent een betere klantrelatie op te bouwen. Jouw organisatie is immers klantgerichter ingericht. Natuurlijk moet je als organisatie altijd de balans vinden tussen klantgericht en ‘klantgezwicht’ zijn.”

HKB en procesbeschrijving

5. “HKB ondersteunt bedrijven bij succesvoller ondernemen. Wij hebben een serie aan diensten, onder andere op het gebied van proces optimalisatie. Deze diensten zijn geschikt voor MKB ondernemers die aan hun bedrijf willen werken. Wil jij jouw bedrijf verbeteren? Wil je je processen inzichtelijk maken en verbeteren? Aarzel niet, neem contact met me op en we bespreken dit samen onder het genot van een kopje koffie.”